Pengertian Arsip Menurut Para Ahli – Kali ini akan dibahas mengenai apa definisi arsip yang benar. Kata arsip mungkin sudah seing kita dengar, bahkan di perkantoran sanggup dengan gampang kita temui bentuk bentuk arsip. Lalu apa bahu-membahu arti kata arsip secara umum, secara etimologi dan berdasarkan beberapa pakar?
Arsip secara etimologi merupakan kata serapan dari bahasa Belanda archief yang pada gilirannya diserap dari bahasa Perancis archives dan diucapkan sebagai /ʔɑr’ʃiv/. Pengucapan dan cara penulisan dalam bahasa Indonesia ini sepertinya berasal dari pelafalan bahasa Perancis ini. Pada awalnya kata ini berasal dari bahasa Yunani αρχεία arkheia, bentuk jamak dari αρχείον arkheion, “balai kota”.
Dalam bahasa inggris, arsip dinyatakan dengan istilah file, yang bersal dari bahasa latin filum yang berarti tali atau benang. Pada awalnya orang-orang inggris menyatukan warkat dengan cara mengikatnya dengan tali atau benang.
Arsip secara umum yakni catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan aneka macam macam bentuk yang dibentuk oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Yaitu sentra ingatan bagi seluruh kegiatan pekerjaan dimana surat/warkat yang diproses berdasarkan pengklasifikasian atau penggolongan yang disusun, disimpan dan dipelihara sedemikian rupa selama masih diperlukan.
Sedangkan berdasarkan Pasal 1 angka 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 wacana Kearsipan, pengertian arsip atau kintaka yakni rekaman kegiatan atau kejadian dalam aneka macam bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibentuk dan diterima oleh forum negara, pemerintahan daerah, forum pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Jadi, arsip yakni kumpulan data/warkat/surat/naskah berupa kertas, berkas, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, denah atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibentuk atau diterima oleh forum pemerintah/swasta/perorangan yang mempunyai kegunaan dan disusun berdasarkan sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan inovasi kembali dengan cepat dan tepat.
Arsip sendiri sanggup berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang sanggup dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip sanggup berbentuk audio, video dan digital.
Arsip sangat berbeda dengan materi pustaka yang terdapat dalam perpustakaan. Arsip mempunyai ciri khusus diantaranya yakni arsip harus autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah, informasinya utuh, dan berdasarkan asas asal seruan (principle of provenance) dan hukum orisinil (principle oforiginal order).
Arsip terdiri dari 2 jenis, antara lain :
- Arsip Konvensional; pola : arsip kertas
- Arsip Media Baru; pola : arsip micro film, kaset dll.
Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibentuk dan diterima oleh lembaga, organisasi, tubuh maupun perseorangan maka diharapkan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal dengan sistem kearsipan melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip yang ada.
Secara umum arsip mempunyai fungsi untuk penunjang kegiatan administrasi, alat pengambil keputusan, bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi. Selain itu mempunyai fungsi primer dan sekunder. Arsip juga terdiri dari aneka macam jenis berikut ini.
Jenis Jenis Arsip
1). Arsip Dinamis
Arsip yang dipergunakan secara langsung, dalam perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.
2). Arsip Aktif
Arsip dinamis yang secara pribadi dan terus menerus diharapkan dan dipergunakan, dalam penyelenggaraan administrasi.
3). Arsip Inaktif
Arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya, untuk penyelenggaraan manajemen sudah menurun.
4). Arsip Statis
Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung, untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan, kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari manajemen negara.
5). Arsip Duplikasi
Arsip yang bentuk maupun isinya sama dengan arsip aslinya.
Pengertian Arsip Menurut Para Ahli
Dan untuk lebih jelasnya mengenai pengertian arsip, simak pendapat dan klarifikasi para jago dan pakar wacana apa arti arsip :
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang Gie
Arsip yakni kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, sebab mempunyai nilai sesuatu kegunaan supaya setiap kali diharapkan sanggup cepat ditemukan kembali.
Menurut Sutarto (1997; 200)
Arsip yakni suatu warkat yang disimpan secara sistematis sebab mempunyai suatu kegunaan supaya setiap kali diharapkan sanggup secara cepat ditemukan kembali.
Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia)
Arsip yakni dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya), ekspresi (pidato, ceramah, dan sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dan sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.
Menurut Ensiklopedi Administrasi
- Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau tubuh swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut dan yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.
- Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertib. Untuk pengertian yang kedua ini lebih sempurna dinyatakan dengan istilah archival intsituation (kantor arsip).
Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN)
Arsip yakni segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, denah atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau sebab pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.
Menurut Prof. Mr. Prajodi Atmosodirejo
- Tempat menyimpan secara teratur bahan-bahan tertulis (geschereven strukken). Piagam-piagam (vorkanden), surat-surat (briven), akte-akte (akten), kepustakaan-kepustakaan (besdhiden), daftar-daftar (register), dokumen-dokumen (dokumentation) atau peta-peta (kearten).
- Kumpulan teratur dari bahan-bahan kearsipan
- Bahan-bahan yang harus diarsipkan
Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Th 1979
- Arsip merupakan kumpulan naskah atau dokumen yang disiapkan
- Arsip merupakan gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen
- Arsip merupakan organisasi atau forum yang mengolah dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.
Menurut Undang-Undang No.7 tahun 1971 wacana “Ketentuan Pokok Kearsipan” pada Bab I pasal 1
- Naskah-naskah yang dibentuk dan diterima oleh forum Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah.
- Naskah-naskah yang dibentuk dan diterima oleh Badan-badan swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kebangsaan.
Demikianlah artikel mengenai pengertian arsip berdasarkan para ahli, secara umum dan secara etimologi. Semoga bermanfaat dan sanggup menjadi tumpuan ilmu pengetahuan dalam memahami definisi arsip yang benar.
Bagikan :
Facebook
Tweet
Whatsapp