Fungsi Arsip – Membicarakan hal ini, Arsip semakin penting kiprahnya didalam menjalani sebuah proses manajemen dalam kehidupan sehari-hari.
Arsip itu sendiri berisi banyak sekali macam data dan informasi yang sanggup diungkap atau diingat pada ketika kita membutuhkannya. Bisa dikatakan juga bahwa, arsip sangat berkaitan dengan banyak sekali aspek kehidupan, baik itu sebagai pelajar, pegawai ataupun sebagai masyarakat umum.
Namun, apa sih Arsip itu? Arsip ialah sebuah pusat ingatan dari seluruh aktivitas/pekerjaan yang sudah dilakukan, dimana surat yang sudah diproses berdasarkan pengelompokan yang sudah disusun, disimpan, dan dipelihara sedemikian rupa jikalau masih dibutuhkan.
Contents
Pengertian Arsip Menurut Para Ahli
Selain pengertian diatas, saya akan memperlihatkan beberapa pengertian Arsip berdasarkan para Ahli, yaitu antara lain :
- The Liang Gie
Menurut The Liang Gie, Arsip merupakan sebuah kumpulan surat yang sudah disimpan secara sistematis karena, mempunyai suatu kegunaan semoga setiap kali diharapkan sanggup dengan cepat ditemukan kembali.
- Agus Sugiarto
Menurut Agus Sugiarto, Arsip merupakan sekumpulan dokumen yang disimpan secara teratur dan berencana karena, mempunyai sebuah kegunaan supaya setiap kali diharapkan sanggup cepat ditemukan kembali.
- Drs. Ig. Wursanto (1989:2)
Menurut Drs Ig. Wursanto, Arsip ialah suatu kegiatan pengurusan atau pengaturan Arsip dengan menggunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip tersebut sanggup ditemukan kembali dengan cara yang gampang dan cepat jikalau sewaktu-waktu dibutuhkan.
Pengertian Arsip di Indonesia
Sebagaimana yang sudah diatur dalam Undang-Undang No.7 tahun 1971 perihal “Ketentuan Pokok Kearsipan” pada Bab I pasal 1, pengertian Arsip berbunyi sebagai berikut :
- Arsip merupakan naskah-naskah yang sudah dibentuk dan diterima oleh forum Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik itu dalam keadaan tunggal ataupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan dari Pemerintah.
- Arsip ialah sebuah naskah yang dibentuk dan diterima oleh Badan-badan swasta atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik itu dalam keadaan tunggal ataupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kebangsaan.
Peran dan Fungsi Arsip
Peran arsip antara lain sebagai sumber informasi, sumber dokumentasi dan sebagai materi bukti. Sementara itu, fungsi arsip ialah sebagai berikut:
- Arsip berperan sebagai materi pengingat.
- Berperan sebagai sumbar informasi dalam menghadapi suatu permasalahan yang terjadi.
- Berguna sebagai materi dari penelitian karena, arsip merupakan sebuah data fakta yang autentik untuk dijadikan sebuah dasar pemikiran.
- Berfungsi sebagai materi bukti baik berupa goresan pena atau citra dari suatu insiden yang terjadi.
Sedangkan fungsi arsip itu sendiri terbagi menjadi 2 jenis berdasarkan Undang-Undang No.7 Tahun 1971 pasal 2, diantaranya yaitu :
- Arsip Dinamis
Arsip Dinamis merupakan sebuah Arsip yang dipakai secara pribadi dalam penyusunan, pelaksanaan dan juga penyelenggaraannya dalam kehidupan kebangsaan.
Pada umumnya Arsip ini dipakai dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam ruang lingkup Administrasi Negara.
- Arsip Statis
Arsip Statis yaitu sebuah Arsip yang tidak dipakai secara pribadi dalam perencanaan, penyelenggaraan dari kiprah pokok ataupun dalam penyelenggaraan kegiatan ketatausahaan dalam kehidupan kebangsaan
Pada umumnya Arsip ini dipakai dalam penyelenggaraan sehari-hari dalam ruang lingkup Administrasi Negara.
Jenis Jenis Arsip
Jika dilihat dari sudut pandang aturan dan juga perundang-undangan Depkes No. 43 tahun 1971 terdapat dua jenis arsip, diantaranya yaitu :
1. Arsip Otentik
Arsip otentik merupakan sebuah Arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan orisinil dengan tinta, yang artinya Arsip ini bukan fotokopi atau film, arsip otentik sanggup juga dipakai sebagai bukti aturan yang sah.
2. Arsip Tidak Otentik
Arsip tidak otentik merupakan sebuah Arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangah orisinil dengan tinta, Arsip ini sanggup berupa bentuk fotokopi, film dan lain sebagainya.
Tujuan Kearsipan
Berikut ini terdapat tujuan dari Kearsipan, diantaranya yaitu sebagai berikut ini :
- Agar arsip tetap terpelihara dengan baik, teratur dan juga aman.
- Apabila diharapkan sanggup ditemukan dengan gampang dan tepat.
- Dapat menghemat waktu dan juga tenaga.
- Menghemat penggunaan kawasan penyimpanan.
- Menjaga isi diam-diam arsip semoga tetap aman.
- Menjaga kelestarian arsip.
Nilai Guna Arsip
Nilai guna Arsip yaitu suatu Arsip yang nilainya didasari oleh manfaat kegunaannya bagi kepentingan dari penggunaan Arsip tersebut. Berikut ini terdapat dua jenis nilai dari kegunaam Arsip yaitu :
1. Nilai guna Arsip Primer
Nilai Guna Arsip jenis ini merupakan sebuah Arsip yang mempunyai suatu nilai, namun masih didasari oleh kegunaannya dalam pembuatan Arsip tersebut.
Nilai guna dari Arsip jenis ini terbagi lagi menjadi beberapa jenis yang mencakup :
A. Nilai Administrasi
Nilai guna Arsip jenis ini bermakna bahwa sebuah Arsip dijadikan sebagai budi dan prosedur persyaratan ketika ingin mengadakan suatu kegiatan.
B. Nilai Keuangan
Sebuah Arsip sanggup dikatakan mempunyai nilai guna keuangan jikalau Arsip tersebut mengandung segala transaksi dan juga pertanggungjawaban keuangan.
C. Nilai Hukum
Suatu arsip yang sanggup dikatakan mempunyai nilai guna aturan jikalau Arsip tersebut memperlihatkan segala informasi yang sanggup dipakai sebagai materi pembuktian didalam bidang hukum.
D. Nilai Ilmiah dan Teknologi
Suatu arsip juga dikatakan berisi perihal data data ilmiah dan kemajuan teknologi sebagai hasil dari penelitian yang sudah dilakukan.
2. Nilai Guna Sekunder
Nilai guna jenis ini merupakan salah satu arsip yang mempunyai nilai namun, masih didasari oleh kegunaannya dalam kepentingan perusahaan ataupun umum.
Nilai guna jenis ini masih terbagi lagi menjadi bebebrapa jenis yang meliputi:
A. Nilai Kebuktian
Nilai guna ini berfungsi untuk memperlihatkan sebuah fakta atau keterangan yang sanggup dipakai ketika ingin menjelaskan perihal pendirian sebuah instansi, bahkan nilai ini juga menjelaskan hasil dari kiprah dalam setiap kegiatan yang sudah dilakukan.
B. Nilai Informational
Nilai guna ini merupakan sebuah Arsip yang didalamnya berisi perihal segala macam kepentingan bagi penelitian dan juga sejarah.
Kearsipan adalah sebuah aktivitas/kegiatan yang bekerjasama dengan pengurusan arsip-arsip dinas ataupun pribadi.
Arsip ialah sebuah pusat ingatan dari seluruh aktivitas/pekerjaan yang sudah dilakukan.
Undang-Undang No.7 tahun 1971, Bab I pasal 1.
Demikian pembahasan artikel kali ini, semoga bermanfaat dan menjadi pengetahuan gres bagi kita semua.
Artikel Terkait Lainnya :
Sumber aciknadzirah.blogspot.com
