Tugas administrasi – Administrasi merupakan usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan budi untuk mencapai tujuan. Dalam dunia bisnis dan perkantoran, seorang pegawai administrasi, yang biasa disebut sebagai admin, mempunyai kiprah dan tanggungjawab yang penting serta membutuhkan skill dan keahlian khusus tertentu.
Dalam menjalankan tugas-tugas administrasi, biasanya seseorang membutuhkan beberapa skill dan keahlian yakni teliti, ulet, mempunyai inisiatif, kemampuan berhitung, daya ingat yang baik, bisa bekerja dalam tim, serta bisa memakai aplikasi administratif dengan baik dan benar.
Seorang pegawai manajemen juga harus bisa damai dan bekerja di bawah tekanan, sebab memang ada banyak jobdesc dan tanggungjawab yang harus dilakukan dalam satu waktu. Pegawai manajemen juga mempunyai kiprah penting bagi kesuksesan sebuah perusahaan.
Tiap perusahaan tentu mempunyai kebijakan berbeda-beda terkait tugas-tugas seorang admin. Ada yang hanya bertugas menginput data dan mengelola dokumen, tapi ada yang merangkap sebagai customer service untuk mendapatkan panggilan, atau sebagai sekretaris untuk menciptakan kegiatan kantor.
(baca juga pengertian administrasi)
Tugas-Tugas Administrasi
Tugas manajemen secara umum adalah memastikan segala kegiatan yang bersifat administratif atau ketatausahaan kantor atau perusahaan berjalan dengan baik dan lancar. Dalam menjalankan kiprah tersebut, terdapat beberapa tugas-tugas lain yang harus dijalankan, sesuai kebijakan tiap-tiap perusahaan.
Berikut ini yaitu beberapa tugas-tugas manajemen beserta tanggungjawab dan klarifikasi lengkapnya yang sering dijalankan di perusahaan-perusahaan di Indonesia.
Membuat Agenda Kantor
Admin perkantoran mempunyai kiprah untuk menciptakan kegiatan kantor, yang merupakan salah satu kiprah manajemen yang paling penting. Staff manajemen juga merangkap jabatan sekretaris untuk menciptakan kegiatan perkantoran, termasuk menjadwal meeting dengan pihak luar, menyiapkan pertemuan dengan klien, dan lain sebagainya.
Menerima Panggilan Telepon
Salah satu kiprah manajemen yaitu mendapatkan panggilan telepon dari pihak lain, untuk kemudian diteruskan pada resepsionis atau penggalan front office. Hal ini memang terlihat sepele, tapi diharapkan skill komunikasi yang baik semoga pesan sanggup tersampaikan.
Mengelola Dokumen Perusahaan
Tugas manajemen juga mencakup pengelolaan dokumen. Dokumen yang dimaksud yaitu dokumen-dokumen penting perusahaan, baik laporan keuangan, catatan harian, notulensi rapat, dan lain-lain. Dalam menjalankan kiprah ini, seorang pegawai manajemen harus mempunyai skill perkantoran secara umum.
Melakukan Entri Data
Tugas manajemen berikutnya yaitu melaksanakan entri data perusahaan. Melakukan input dan entry data ini menjadi salah satu kiprah pokok administrasi. Data yang diinput yaitu data-data penting perusahaan. Terkadang dalam beberapa perusahaan, dalam menjalankan kiprah ini, manajemen dibantu divisi lain menyerupai divisi pergudangan atau inventaris.
Melakukan Pengarsipan Data
Selain melaksanakan input data, kiprah admin juga melaksanakan pengarsipan data semoga tersimpan secara rapi dan terstruktur. Arsip data bisa dibedakan menjadi arsip data fisik atau elektronik. Arsip data fisik mencakup laporan, bukti transaksi, surat jalan, dan sebagainya. Sedangkan arsip digital atau elektronik disimpan dalam bentuk file di komputer atau laptop.
Melakukan Perekapan Data
Selain penginputan data dan pengarsipan data, admin juga bertugas melaksanakan perekapan data. Data-data yang sudah ada direkap kembali menjadi lebih ringkas dan tersimpan secara sistematis, sehingga menjadi lebih gampang untuk dicek ulang di kemudian hari.
Mengarsip Surat Masuk dan Keluar
Seorang pegawai manajemen juga bertugas melaksanakan arsip pada surat masuk dan keluar. Admin bertugas memilah-milah surat, paket, kiriman, pemesanan, hingga email yang masuk pada perusahaan, dan kalau penting, maka kemudian diteruskan pada pihak-pihak terkait yang dituju.
Mengelola Buku Harian
Tugas admin selanjutnya yaitu melaksanakan pengelolaan buku harian. Artinya seorang pegawai manajemen mencatat kegiatan harian di sebuah kantor atau instansi yang kemudian direkap, disusun, dan dicatat dengan baik dalam sebuah buku harian.
Memesan Persediaan Kantor
Selain tugas-tugas dasar lain, pegawai manajemen juga mempunyai kiprah untuk menyediakan layanan kantor, yakni persediaan alat tulis kantor. Pegawai manajemen melaksanakan pemesanan alat-alat tulis kantor sehingga selalu tercukupi kebutuhannya tiap saat.
Menyiapkan Akomodasi Kunjungan Kerja
Tugas manajemen lainnya yaitu menyiapkan tiket dan fasilitas kalau perusahaan akan melaksanakan kunjungan kerja atau kunjungan luar kantor. Pegawai manajemen memesan tiket perjalanan serta penginapan serta fasilitas lain yang diharapkan oleh perusahaan.
Melayani Klien
Dalam beberapa perusahaan, seorang pegawai manajemen juga bertugas untuk menyapa dan melayani klien, meski pada beberapa perusahaan mempunyai posisi tersendiri untuk orang yang melayani klien. Tugas ini juga termasuk penting, sehingga diharapkan skill komunikasi yang baik.
Nah itulah rujukan beberapa kiprah manajemen beserta kewenangan dan tanggungjawabnya. Tentunya kiprah manajemen tidak bisa dipandang remeh sebab mempunyai kiprah penting dalam kemajuan sebuah perusahaan, serta dibutukan skill-skill tertentu untuk menjalankannya.
Sumber https://www.zonareferensi.com
Bagikan :
Facebook
Tweet
Whatsapp